Fahrplan zur Verschlankung und Optimierung administrativer Prozesse - nicht nur im HR
13.04.2021 von Joachim VolpertKurz und knapp beschreiben wir hier die Grundlagen zur Optimierung und Verschlankung administrativer Prozesse.
Wer sich den Themen Verschlankung und Optimierung administrativer Prozesse stellt begegnet in der Praxis meist nachfolgenden ineffizienten Mustern:
- Informationsüberfluss
- Unnötiger Informationstransport
- Unnütze Wege
- Wartezeiten/Liegezeiten
- Nutzlose Tätigkeiten
- Nicht benötigte Aktenhaltung
- Fehler/Unklarheiten
Diesen 7 Herausforderungen begegnen wir in unserem Beratungsansatz mit folgenden Prinzipien:
1. Ressourcenfokussierung
a. Der Mitarbeiter ist der Experte seiner Arbeit
b. Dies führt dazu, dass die Anerkennung der Mitarbeiter als Experten und die Wertschätzung ihrer Fähigkeiten als Grundlage für eine erfolgreiche Verschlankung im Prozess verstanden werden muss.
2. Lösungsraum
a. Mitarbeiter erledigen häufig Extraarbeit und beschäftigen sich nicht mit dem Gedanken über die Vereinfachung der Arbeitsaufgabe.
b. Schlankes Prozessmanagement im HR erfordert ein Umdenken für einen Lösungsraum in der Zukunft anstelle der Aufmerksamkeit auf die Probleme in der Vergangenheit.
c. Schaffung des Überblicks, welche die wertschöpfenden Tätigkeiten sind und welche Aufgaben vermieden werden können. (Ganz im Sinne des Pareto-Prinzips).
3. Veränderung des Mindsets – Opfer oder Akteur?
a. Tägliche “Probleme” werden in unterschiedlicher Weise gesehen und interpretiert: Mitarbeiter werden befähigt Handlungsmöglichkeiten, wo sie - bisher - handlungsunfähig zurückgeblieben sind für sich zu entdecken.
b. Zentrale Fragestellung ist dabei ob Mitarbeiter Prozessoptimierung im HR als ein Instrument um ihre bestehenden Arbeitsstellen zu sichern oder ihre Abteilung auszulagern sehen.
4. Schnelle Gewinne hervorbringen
a. Quick-Wins unterstützen den Beginn lösungsorientierter Handlungen.
b. Nachdem herausgefunden wurde, welche Handlungen funktionieren, gilt es diese konsequent beizubehalten.
c. Wenn Mitarbeiter z.B. sofortiges Feedback Ihres Vorgesetzten bevorzugen, sollte dieses effektive Verhalten kontinuierlich in Anspruch genommen werden.
d. Mit regelmäßigen Audits/Workshops oder Ritualen wird der Fortschritt für alle Beteiligten erlebbar.
Getreu dem Motto: “Kleine Veränderungen bewirken große Veränderungen in der Zukunft" (Insoo Kim Berg)
Grundsätzlich lässt sich der Verschlankungs- und Optimierungsprozess in den folgenden 4 Stufen beschreiben: Wie kann also eine Verschlankung der Prozesse in Administration und Verwaltung gelingen?
Methodisch kommen in der 1. Stufe lösungsfokussierte Interviews zum Einsatz. Hierbei werden Fragen wie „Wie gut ist der Arbeitsprozess beschrieben, für den Sie verantwortlich sind?“ oder „Was würde dazu beitragen, ihn noch etwas besser zu gestalten?“ gestellt.
In der 2. Stufe werden Standards entwickelt um die Zusammenarbeit zu verbessern. Hierbei werden bspw. Digitale Checklisten erstellt oder die Kommunikations- und Ablagestruktur festgelegt.
Anschließend können in Stufe 3 die Arbeitsprozesse neugestaltet und durch Software unterstützt werden. Grundlage bilden häufig die Beschreibung der Ist-Prozesse wie sie tatsächlich gelebt werden, die dann in sinnvolle Soll-Prozesse transformiert werden.
Der nachhaltige Erfolg dieser Vorgehensweise wird durch die Bekräftigung der Verbesserungen in Stufe 4 erreicht. Hierfür ist es notwendig eine Kultur ständiger Verbesserungen einzuführen. Dies kann bspw. durch systematisches Feedback mittels interner Audits und Feedback-Sitzungen erreicht werden. Viel erfolgreicher hat sich jedoch die Ritualisierung der ständigen Verbesserung durch die Sichtbarmachung schneller Gewinne in Kombination mit Innovationsmanagement erwiesen.
Der absolut nachhaltigste Effekt lässt sich jedoch im motivationalen Aspekt der Eigenverantwortung erkennen. Durch das von der Geschäftsführung in die Mitarbeiter gesetzte Vertrauen in die Fähigkeiten der Gruppenmitglieder werden die Mitarbeiter zur Eigenverantwortung befähigt und motiviert. Die Mitarbeiter fordern die Verantwortung durch eine aktive Leistung wiederum bei der Geschäftsführung und den Vorgesetzten ein (Reziprozitätsgesetz). Mit einer Reduktion des Bedarfes an Kontrolle und einer Entschärfung des Kontrollsystems realisieren Mitarbeiter leichter ihre entscheidende Rolle am Erfolg der Gesamtunternehmung und sind motivierter bei der Arbeit. Schematisch kann die Wechselwirkung wie folgt dargestellt werden:
