Successstory - Die Käserei Champignon digitalisiert mit uns erfolgreich den HR-Bereich in Rekordzeit

Ein traditionsreiches Unternehmen im Digitalisierungszeitalter

Die Champignon-Hofmeister Unternehmensgruppe ist eine der erfolgreichsten deutschen Molkereien und liefert heute rund 50 verschiedene Weichkäsesorten in über 55 Länder, (darunter USA, Japan und China). Mit über 1.000 Beschäftigten produziert das Unternehmen aus Lauben (Allgäu) an 5 Standorten in Bayern und Sachsen Produkte höchster Qualität für Käsekenner, Feinschmecker und Großverbraucher weltweit. Innovation und der Einsatz moderner Technologie sind bei dem inhabergeführten Traditionsunternehmen feste Säulen einer nachhaltigen Unternehmenspolitik. Im Rahmen eines umfangreichen Investitionsprogrammes wurde 2019 begonnen, zahlreiche betriebswirtschaftliche Prozesse (Produktion, Logistik, Einkauf, Finanzbuchhaltung/Controlling u. v. m.) über SAP S4/Hana in die Digitalisierung zu führen.

Unter Gesamtverantwortung des IT-Leiters Herrn Michael Moser und fachlicher Projektleitung durch die Personalleiterin Frau Dagmar Baldus, wurden die Personalprozesse neu strukturiert und hinsichtlich Digitalisierungsansätzen durchleuchtet. Auf Basis dieser Ergebnisse sollte ein Programmmanagement entstehen, welches auch die zahlreichen personalwirtschaftlichen Prozesse in eine weitere Phase der Digitalisierung führt. Zwei Statements sollen verdeutlichen unter welchen Vorzeichen dieses Vorhaben damals stand. Herr Moser definierte die Herausforderungen an das Digitalisierungsvorhaben, auch im Personalbereich wie folgt: „…Fakt ist, Medienbrüche sollten der Vergangenheit angehören, Prozessketten sind zu verschlanken, um schneller zu werden. Der Aufwand für die Maintenance muss reduziert und on demand kalkulierbar werden.“ Die Hauptanliegen von Frau Baldus waren wie folgt: „Ich möchte als Leiterin einer Service-Abteilung möglichst effiziente Prozesse, welche durch einen hohen Grad an Automation und Anwenderfreundlichkeit Maßstab für die Kundenzufriedenheit sind. Digitalisierung bedeutet aber auch alle mitzunehmen. Das Thema Weiterbildung ist elementar wichtig.“

Ausgangssituation im Bereich Personal

Technisch war die Champignon-Hofmeister Unternehmensgruppe bereits seit dem Jahr 2000 mit einem SAP HR-System ausgestattet, jedoch ohne sonderliche Weiterentwicklung. Die Einführungen cloudbasierter Bewerbertools als „stand alone“-Lösung (im Jahr 2012) und die Einführung der sog. „Jedermann-Akte“ für die Bereitstellung von Dokumenten an Mitarbeiter im Jahr 2018 waren erste Schritte in eine Automation von arbeitsaufwändigen Prozessen.
Organisatorisch waren jedoch viele Hürden zu nehmen. Viele manuelle Abwicklungs- und Prüfprozesse sowie eine aufwändige Abwicklung von Abrechnung und Zeitwirtschaft belasteten die vorhandenen Personalkapazitäten überdurchschnittlich. Es blieb zu wenig Raum für strategische Personalthemen. Die manuelle, sehr „papier-lastige“ Aktenverwaltung und Dokumentenerzeugung verbrauchte weitere kostbare Ressourcen.

Vorgelagerte Management- und Prozessberatung

Geschäftsleitung, IT-Leitung und Personalleitung waren sich einig, eine Personal-IT-Strategie und das daraus resultierende Programmmanagement durch einen Spezialisten erarbeiten zu lassen. Ziel war es, möglichst viele Best Practice-Ansätze in die Konzeption einfließen zu lassen, bevor Software-Entscheidungen und Implementierungen überhaupt begonnen werden. Gemeinsam und moderiert durch Herrn Joachim Volpert von der novamusHR01 GmbH, wurde ein HR-IT-Bebauungsplan entwickelt. Der HR-IT-Bebauungsplan umfasst die Ist-Analyse und die künftigen Handlungsfelder der Personalwirtschaft bei der Champignon-Hofmeister Unternehmensgruppe. Zusätzlich wurden auf Basis einer Priorisierung der Haupt- und Teilprozesse verschiedene Arbeits- und Anwendungspakete mit Best Practise Ansätzen unterlegt und digitalisiert. Schlussendlich wurde eine detaillierte Value-/Kostenbetrachtung abgeleitet.

Der HR-IT-Bebauungsplan von novamusHR01 lieferte dem Management eine hohe Transparenz für die anstehenden Investitionsentscheidungen, unter anderem durch die enthaltene ROI-Betrachtung. Über die flankierende Chancen- und Risikobetrachtung und den dargestellten Wertbeitrag für das jeweilige Fachthema entstand auf diesem Wege ein detaillierter Phasenplan (Guideline) für alle weiteren Aktivitäten. Das Unternehmen konnte nun für die im Rahmen des Digitalisierungsvorhabens zu treffenden Soft- und Hardwareentscheidungen auf eine verlässliche analytische Grundlage zugreifen. Außerdem enthielt die Studie realistische Einschätzungen über die zu erwartende zeitliche Dimension für das gesamte Realisierungsprojekt.

Parallel zur Erstellung des HR-IT-Bebauungsplanes wurde über eine durchgeführte Make-or-Buy-Betrachtung, insbesondere für den Bereich der Personalabrechnung, ein Modell zum Out-Tasking von Teilen der Abrechnungsprozesse erarbeitet und umgesetzt. Mit dieser Maßnahme wurden die notwendigen Kapazitäten für die Durchführung der anstehenden Digitalisierungsprojekte geschaffen.

Umsetzungsphase

Aus der entstandenen Digitalisierungsstrategie im HR-IT-Bebauungsplan ließen sich, über einen Realisierungs-Zeitraum von 2-3 Jahren, mehrere Umsetzungsphasen ableiten.
In der ersten Umsetzungsphase standen folgende Themen im Fokus:

• Einführung von SAP SuccessFactors mit den Teilkomponenten Employee Central, Goals- and Performance, Compensation und Learning
• Zeitgleiche Einführung der elektronischen Personalakte, kontextbezogene Dokumentenerzeugung sowie die Einführung eines Zeugnisgenerators

Die novamusHR01 erhielt den Gesamtauftrag zur Projektleitung und Implementierung aller Umsetzungsthemen.
Für die technische und konzeptionelle Realisierung der enthaltenen SAP SuccessFactors-Anwendungen bezog novamusHR01 die ABS Team GmbH als Umsetzungspartner mit ein. Für die Realisierung von elektronischer Personalakte, Zeugnisgenerator und Dokumentenerzeugung wurde in Abstimmung mit dem Auftraggeber der Softwarehersteller Aconso beauftragt. Durch die Einführung von SAP SuccessFactors (die Grafik gibt dazu einen Überblick) wurde eine Vielzahl von zuvor manuellen Prozessen technisch abgelöst. In diesem Zusammenhang ist beispielsweise die aufwändige Abwicklung der Weiterbildung durch gesetzliche Auflagen im Hygienebereich der Produktion als Meilenstein des Projektes zu betonen.

Auf die Umsetzung der ersten Phase zurückblickend, trugen lt. Personalleitung folgende Sachverhalte wesentlich zum Projekterfolg bei:

• Teil-Outtasking vor Digitalisierungsbeginn, um Projektkapazitäten frei zu bekommen
• Neuorganisation der Personalabteilung verknüpft mit Projektverantwortung
• Prozesse vor finalem technischem Design gut durchdacht und „ALTE ZÖPFE“ möglichst eliminiert
• Permanenter Austausch mit dem IT-Bereich im Projekt (insbesondere hinsichtlich Schnittstellen)
• Möglichst am Standard der Softwareprodukte geblieben
• Einbindung der verschiedenen Nutzergruppen (Mitarbeiter, Führungskräfte) in die Go-Live-Vorbereitung
• Umfangreiches Projektmarketing (Erklär-Film) für die Endanwender vor Go-Live
• „Vermarktung“ des Projektes auf allen Hierarchieebenen
• Rechtzeitige und laufende Einbindung der Betriebsräte
• Vorab-Einführung der JEDERMANN-Akte als „digitales Training“ für alle Mitarbeiter

Personalleiterin Dagmar Baldus fasst den gemeinsamen Projekterfolg zusammen: „Insgesamt sind sich alle Projektbeteiligten einig, dass in wenigen Monaten ein umfangreiches Digitalisierungsprojekt erfolgreich umgesetzt werden konnte und damit die positive Spannung für die noch kommenden Themen gegeben ist. Ein herzliches Dankeschön gilt dem gesamten Projektteam der Käserei und insbesondere den externen Kollegen der novamus HR01 GmbH, der ABS Team GmbH sowie der Aconso AG für die zielorientierte und qualitativ hervorragende Begleitung des bisherigen Projektes.“