Chancen und Potentiale Shared Service Center

Im Unterschied zum Outsourcing, bei dem externe Dienstleister mit einer Prozesskette beauftragt werden, handelt es sich bei der Shared-Service-Konstruktion um eine Art internes Outsourcing. Aufgaben, Funktionen oder Tätigkeiten, die in gleicher oder ähnlicher Form an mehreren Stellen im Unternehmen durchgeführt werden, werden an einer zentralen Stelle zusammengefasst und standardisiert.
Dies führt zu einem neuen Rollenverständnis: Mitarbeiter des Shared Service Centers werden dadurch de facto zu Dienstleistern, die Kollegen zu Kunden. Doch welche Vorteile bringt das? Welche Faktoren sind für eine erfolgreiche Implementierung von Nöten? Wir möchten in diesem Blogbeitrag eine Sneak Peek auf die Potentiale des Shared Service Center geben.

HR-Strukturen nutzen und umsetzen

HR Shared Service Center sind ein bewährtes Mittel, um die Qualität sowie den Wertschöpfungsgrad der Arbeit in der Personalabteilung zu steigern. Vorher meist bei Konzernen oder Großunternehmen umgesetzt, finden sie in neuester Zeit immer mehr auch bei mittelständischen Unternehmen ein Zuhause.
Heterogene Strukturen sollen innerhalb der HR-Abteilung identifiziert werden um im Shared Service Center den größtmöglichen Nutzen zu generieren. Dadurch entstehen Synergieeffekte, die sich nicht nur in verbesserten Kennzahlen sichtbar machen, sondern auch in der Dienstleistungsqualität und der Zufriedenheit aller Beteiligten.

Erfolgsfaktoren bei der Einführung und Entwicklung von HR SSC
Für einen nachhaltigen Erfolg bei der Einführung eines Shared Service Centers sind verschiedene Erfolgsfaktoren entscheidend. Auf Basis unserer langjährigen Projekterfahrung haben wir folgende Erfolgsfaktoren als essentiell und Grundvoraussetzung für eine erfolgreiche Umsetzung identifiziert:

1. Strategische Ausrichtung

Eine sinnhafte strategische Ausrichtung stellt eine wichtige Stellschraube bei einer Implementierung eines Shared Service Centers dar. Sie dient neben der gesamtheitlichen Vision bei der Umsetzung als Leitfaden, anhand derer die Prozesse im Shared Service Center etabliert werden. Wichtig hierbei ist der Faktor Mensch: Führungskräfte und Mitarbeiter müssen gleichwohl die strategische Ausrichtung befürworten, um sie erfolgreich im produktiven Betrieb zu leben.

2. Prozesse

Das Shared Service Center lebt von und mit der Standardisierung von Prozessen. Die Personalabteilung bietet erfahrungsgemäß eine große Vielfalt an Prozessen an, die in einem solchen Vorhaben standardisiert werden können. Oftmals werden auch die Potentiale dieser nicht wirklich genutzt – die Mitarbeiter verbringen zu viel Zeit mit dem Tagesgeschäft und haben wenig Möglichkeiten, sich mit wertschöpfenden Arbeiten zu beschäftigen. Im Rahmen der Einführung eines Shared Service Centers ist die Kernaufgabe deshalb die genaue Definition und Identifikation aller Prozesse, die im Shared Service Center standardisiert und deren Abwicklung zentralisiert werden sollen. Dadurch können größtmögliche Synergien entstehen, die sich wiederum im laufenden Betrieb positiv auswirken. Unabhängig der Anzahl der Prozesse, die im Shared Service Center umgesetzt werden sollen, ist eine klare Definition der Verantwortlichkeiten und verantwortlichen Personen zu Beginn der Umsetzung unabdingbar.

3. Mitarbeiter und Rollen

Die Implementierung eines Shared Service Centers hat im HR-Umfeld oftmals weitgehende Veränderungen für HR-Mitarbeiter. Es werden neue Rollen definiert, Positionen und Aufgaben neu verteilt. Prozesseffizienz und Qualitätsorientierung haben in Shared-Service-Strukturen einen hohen Stellenwert.
Deshalb ist es empfehlenswert, die Mitarbeiter bereits zu Beginn des Projektes mit in sämtliche Prozesse zu integrieren, um die Akzeptanz der Veränderungen und Neuerungen zu erhöhen.

4. Technologien

Mit der Einführung eines Shared Service Centers bietet es sich an, auch die technischen Gegebenheiten im Zuge einer Digitalisierungsstrategie zu überprüfen und zu modernisieren. Um die dafür hohe Standardisierung und Automatisierung von wiederkehrenden Prozessen anforderungsgerecht umzusetzen, ist die Einführung eines geeigneten IT-Systems oder auch die Verlagerung der Prozesse hin zum Verursacher (beispielsweise durch Employee-Self-Services) empfehlenswert. Dadurch lassen sich zum Beispiel Dokumente wie Zeugnisse oder andere Prozesse schneller und automatisiert bearbeiten. Je nach Größe und Anforderung des Shared Service Centers bietet sich ein Ticketsystem ebenso gut an, um die Anliegen der Mitarbeiter bestmöglich zu bearbeiten. Um das volle Potential auszuschöpfen, sollten HR-Verantwortliche daher bei der Auswahl und Implementierung von Systemen verstärkt darauf achten, dass diese den Bedürfnissen und Erwartungen ihrer Organisation entsprechen.

Fazit

Die Umsetzung eines Service Centers im HR-Umfeld bietet für Unternehmen große Potentiale. Durch die Nutzung standardisierter Prozesse wird mit der richtigen technologischen Unterstützung nicht nur eine qualitative Verbesserung der Dienstleistungen erreicht, sondern ebenso eine Kostenverringerung.
Diese Verbesserungspotentiale können nicht nur von Konzernen und großen Unternehmen genutzt werden, sondern sind definitiv auch für kleinere Unternehmen und den Mittelstand eine attraktive und kostensparende Lösung.
Mit unseren umfangreichen Berechnungsmodellen finden wir mit geringem Aufwand gemeinsam heraus, ob und für welche Use Cases sich dieses Vorhaben auch für Sie rechnen würde. Kontaktieren Sie uns, wenn Sie mehr darüber wissen möchten und wir Sie bei der Prozessoptimierung unterstützen können!

P.S: Kennen Sie schon die Successstory unseres Kunden, der Käserei Champignon?
Wenn Sie wissen möchten, wie wir agieren, können Sie es hier nachlesen!