Success Story – Die BayWa AG setzt auf SAP SuccessFactors Employee Central
Unter dem internen Projektnamen "My HR" nutzt die BayWa AG SAP SuccessFactors als zentrales System für die Personaldaten, bindet damit die Mitarbeitenden stärker in die Personalprozesse ein, erhöht den Automatisierungsgrad und bietet jedem Mitarbeitenden eine attraktive Plattform für seine Anliegen und um sich selbst zu darzustellen.
Ihren Ursprung hat die BayWa im genossenschaftlichen Landhandel mit der Aufgabe, den ländlichen Raum mit allem zu versorgen, was die Landwirtschaft braucht. Der genossenschaftliche Gedanke und die regionale Verbundenheit sind immer noch prägend für das 1923 gegründete Unternehmen. Aus der Tradition heraus liegen die Kernmärkte in Süddeutschland und Österreich, im Rahmen einer Wachstumsstrategie hat die BayWa in den letzten Jahren aber stark international expandiert. Mittlerweile ist das Unternehmen der größte Agrarhändler in Deutschland und zählt international zu den führenden Händlern für landwirtschaftliche Rohstoffe. Zu einem bedeutsamen Standbein hat sich seit 2009 das Geschäftsfeld Regenerative Energien entwickelt. Die BayWa r.e. AG, in der sämtliche Aktivitäten im Bereich der erneuerbaren Energien gebündelt sind, treibt ihr Projektgeschäft mit großem Erfolg weltweit voran. Die BayWa ist damit einer der weltweit bedeutendsten Akteure der Energiewende.
Mit ca. 12.000 Mitarbeitenden in der AG und bestimmten Beteiligungsunternehmen wurde Employee Central (EC) als „Single Source of Truth“ für die Personalstammdaten eingeführt. EC versorgt alle nachgelagerten Systeme, wie z.B. Abrechnung und Zeitwirtschaft mit den benötigten Daten. Durch das BayWa-intern benannte „My HR“ Projekt hat nun jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter seine HR-Daten im Blick.
Projektziele
- Die neue Lösung soll auf einer zukunftsfähigen und zeitgemäßen Technologie, mit moderner und intuitiv bedienbarer Oberfläche basieren, welche auch auf mobilen Endgeräten verwendet werden kann.
- Die Vereinheitlichung der HR-Stammdaten soll die Effizienz der Prozesse erhöhen. Eine integrative Systemlandschaft reduziert die Komplexität und stellt gleichzeitig die Compliance und den Datenschutz sicher.
Konzeption, Analyse und Ansatz
Im Rahmen einer Ausschreibung erfolgte die Vergabe des Projekts an die novamusHR01 GmbH. Mit entscheidend für die Auswahl des Servicepartners war das ganzheitliche Verständnis und die Expertise sowohl im Bereich der SuccessFactors Cloud Lösung als auch in der bestehenden SAP HCM onPremise-Technologie.
Realisierung
Die novamusHR01 GmbH realisierte gemeinsam mit dem Schwesterunternehmen, der ABS Team GmbH. SuccessFactors Employee Central wurde auf Basis von Best Practice Ansätzen eingeführt. Das System stand der BayWa dadurch frühzeitig im Projekt zur Verfügung. Die Projektlaufzeit von Ausschreibung bis Go-live betrug 18 Monate (Mai 2020 bis Oktober 2021) und erfolgte sowohl innerhalb der projektierten Zeit, im projektierten Budget und erfüllte den hohen Qualitätsanspruch des Kunden.
Die systemoffene Architektur von SuccessFactors als Basis für globale Personaldaten.
SuccessFactors als ideale Plattform
Die Entscheidung zugunsten SAP SuccessFactors erfolgte nicht nur wegen der bereits vorhandenen SAP-Landschaft, sondern auch aufgrund der Flexibilität, Modularität und Ausbaufähigkeit um weitere Funktionalitäten.
Die Cloud-basierte Architektur von SuccessFactors stellt die „Überallverfügbarkeit“ des Systems sicher und bietet den Mitarbeitenden und Managern die Möglichkeit jederzeit darauf zuzugreifen. Über die SAP Business Technology Platform (BTP) wird die SuccessFactors Cloud Lösung mit den bestehenden Systemen verbunden und bietet automatischen Datenaustausch in Echtzeit. Redundante Daten, Übertragungsfehler und Unsicherheiten im Bereich Datenschutz sind damit Geschichte.
Employee Central ist nun das führende System für Personalstammdaten und dient als Fundament für die zukünftige Nutzung weiterer Personalentwicklungsmodule wie z.B. Onboarding.
Fazit des Kunden:
Die kaufmännische Projektleitung und -steuerung durch die novamusHR01 GmbH und die technische Projektleitung durch die ABS Team GmbH war stets zielführend und in hoher Qualität. Die Punktlandungen bei Budget- und Projektplanung bestätigten unseren sehr positiven Eindruck.
„Mit My HR haben die Mitarbeiter eine moderne Plattform mit allen HR-Themen im Überblick. Sie ist intuitiv und von überall nutzbar“, so Karine Prato, Leiterin HR Services.